вторник, 8 ноября 2011 г.

Документы и архив на фирме.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. В бухгалтерии это могут быть:
- сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (объяснительными записками и рекламациями);
- сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;
- протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;
- аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;
- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;
- документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов;
- паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;
- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;
- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
- лицевые счета по учету основного фонда.