Автором документа может выступать и должностное лицо, имеющее должностной бланк.
Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
7 - справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации - автора документа (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. Данный реквизит включается только в бланк письма, располагается ниже реквизита «наименование организации».
8 - наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положение об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
В письме наименование бланков конкретного вида документа, кроме письма, реквизит 08 наносится типографическим способом, в общем бланке данный реквизит оформляется машинописным способом (прописными буквами). Реквизит располагается ниже реквизита «Наименование организации».
9 - дата документа - обязательный реквизит любого вида документа. Дат на документе обычно несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой является дата подписания или утверждения документа. В отдельных случаях - дата заседания (для протоколов) или дата событий (для актов). Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Кроме нанесения основной даты документа датируются также все стадии подготовки документа и его обработки, в связи с чем дата входит составной частью в такие реквизиты, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнение документа, отметка для автоматического поиска документа.
В организационно-распорядительных документах дата оформляется тремя парами арабских цифр с двумя точками в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1999 г. следует оформлять 05.01.99.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1999 г.
Реквизит «дата документа» располагается на одном уровне с реквизитом «регистрационный номер документа» - в бланке письма - ниже реквизита 07, в остальных бланках - ниже реквизита 08.
10 - регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации в организации, являющейся автором документа.
Данный реквизит состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информации о корреспонденте, исполнителе и др.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, поставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
Регистрационный номер - обязательный реквизит, для него отведено место в бланке документа на одной строке с датой документа.
При необходимости в бланках документов делают ограничительные отметки для нанесения данных реквизитов.
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - обязательный реквизит для отведенных писем.
При необходимости в бланках документов дела-ют ограничительные отметки для нанесения данного реквизита, куда при подготовке ответного письма полностью переписывается регистрационный номер и дата из бланка инициативного документа, на который пишется ответ. При печатании инициативного письма реквизит 11 не заполняется. Располагается данный реквизит ниже реквизитов 09 и 10.
12 - место составления или издания документов указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например, город - г., поселок - пос. и т. д. В бланке документа данному реквизиту отведено место на одном уровне с реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». В бланке письма данный реквизит обычно отсутствует.
13 - гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.
14 - адресат. Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам (служебные письма), а также представляемых руководству (заявления, справки, докладные и объяснительные записки).
