Документация хозяйственных операций.

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами - это принципиальные, ключевые моменты в работе любого предприятия, обладающего полной самостоятельностью и выживающего в условиях острой конкурентной борьбы. Значимость бухгалтерии как структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий, обработки экономической информации. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и внедрение делопроизводства в этом подразделении. Правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормами - одна из обязанностей работников бухгалтерии. Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. Принципиально важным для решения вопросов взаимодействия современных предприятий и организаций с архивными учреждениями являются «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», в которых законодательно выделяются государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ. О взаимодействиях собственников документов негосударственной части Архивного фонда с органами и учреждениями Государственной архивной службы России более подробно говорится в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.
В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. Основными нарушениями являются: утрата дел постоянного и долговременного хранения, гибель документов, незаконное их уничтожение, оставление архивов в бесхозном, неучтенном состоянии (в том числе и при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения, проведения, экспертизы ценности документов, их научно-технической обработки, составления описей дел, немотивированный отказ в допуске представителей к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними и т. д. Соблюдение требований нормативных документов помогут бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с контролирующими органами: налоговой инспекцией, архивной и аудиторской службами.