Документация хозяйственных операций.

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами - это принципиальные, ключевые моменты в работе любого предприятия, обладающего полной самостоятельностью и выживающего в условиях острой конкурентной борьбы. Значимость бухгалтерии как структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий, обработки экономической информации. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и внедрение делопроизводства в этом подразделении. Правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормами - одна из обязанностей работников бухгалтерии. Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. Принципиально важным для решения вопросов взаимодействия современных предприятий и организаций с архивными учреждениями являются «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», в которых законодательно выделяются государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ. О взаимодействиях собственников документов негосударственной части Архивного фонда с органами и учреждениями Государственной архивной службы России более подробно говорится в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.
В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. Основными нарушениями являются: утрата дел постоянного и долговременного хранения, гибель документов, незаконное их уничтожение, оставление архивов в бесхозном, неучтенном состоянии (в том числе и при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения, проведения, экспертизы ценности документов, их научно-технической обработки, составления описей дел, немотивированный отказ в допуске представителей к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними и т. д. Соблюдение требований нормативных документов помогут бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с контролирующими органами: налоговой инспекцией, архивной и аудиторской службами.

Регистрация предприятия.

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала записей в журнале необходимо все страницы пронумеровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный бухгалтер предприятия или учреждения. Накладная - документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей. Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся зарплаты. Коммерческие акты составляются в следующих случаях: при несоответствиях между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе, при порче и повреждении груза, при обнаружении груза без документов или документов без груза, при возвращении похищенного груза и т.п. Предприятия и организации в ходе осуществления финансово-хозяйственной деятельности принимают меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий. Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке претензионных сумм. Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора. Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны храниться у ответчика.

Документы по снабжению и сбыту.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.
Договор поставки. Организации вступают между собой в отношения по поставке продукции пред приятием-поставщиком предприятию потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки. По договору поставки предприятие поставщик обязуется в определенный срок передать предприятию потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Организация-покупатель обязуется принять продукцию от предприятия-поставщика и оплатить последней стоимость этой продукции по установленным ценам. Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается письменно с лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей.
Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности могут быть заключены предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18 летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне. Доверенность на получение товарноматериальных ценностей - это документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей. Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.
Срок действия доверенности на получение товар нематериальных ценностей не может превышать 15 дней.

Финансово-расчетная документация по фирме.

Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств. Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение. Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами. Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций. Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т. д.). Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов. Посредством документов проводится анализ финансовой хозяйственной деятельности. Документы могут служить источником доказательства хищений собственности, злоупотреблений должностных лиц, нарушения финансово-расчетной дисциплины. При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательства. Денежный чек - распоряжение предприятия банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке. Расчетный чек - распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей. В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именными, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприятиям и организациям, которые указаны в чеке. Счет фактура - это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю. Счета фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и.т.п. Платежное поручение - это распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. Оно составляется на стандартных бланках. Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукций, зданий и т.д.) определенной организации или лицу. Трудовые соглашения заключаются между предприятием и работниками, которые не состоят в штате данного предприятия. Работник обязуется выполнить конкретную работу, а предприятие обязуется выплатить заработную плату и обеспечить условия для выполнения данной работы. Привлечение таких лиц для выполнения работ допускается в тех случаях, когда эти работы нельзя выполнить на договорных началах с соответствующими предприятиями и организациями. В отдельных случаях трудовые соглашения могут заключаться с работниками, которые состоят в штате данного предприятия, но они обязуются выполнить работу, не входящую в круг их прямых обязанностей. Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом. Расчеты платежными требованиями-поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным. Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть - платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Предприятие плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.

Регламент по сро.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.
Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.
План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.

Деятельность организаций, фирм.

В деятельности организаций различаются приказы по основной деятельности и личному составу. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности. В случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, введения в действие организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.). при создании временных или постоянных коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа - или общем бланке организации с указанием вида документа - приказ. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения также издают руководители исполнительных органов управления, организаций и предприятий по вопросам частного характера. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительные части, утверждается распорядительным документом руководителя организации, новой деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера. Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.). Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др. Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке. Списки составляются в целях регистрации фирмы или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни. Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Распорядительные документы по фирме.

Любая организация наделяется правом издания распорядительных документов.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие стадии:
1. Инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Постановление - правовой акт, принимаемый органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также исполнительными органами субъектов Российской Федерации и местного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличия.