Учетная документация в Европе.

Все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
финансово-расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
документы по снабжению и сбыту - материальные документы.
Учетные регистры - это разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.
Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:
- по внешнему виду;
- объему содержания;
- характеру записей.
По внешнему виду учетные регистры делятся на следующие группы:
- бухгалтерские книги;
- карточки;
- свободные листы (ведомости).
Бухгалтерские книги - это сброшюрованные листы бумаги с необходимой графовкой. Все страницы книги нумеруются, указывается общее их количество, что подтверждается подписью бухгалтера.
Карточки - отдельные листы бумаги в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных
стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке.
Свободные листы - разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специальных папках, откуда они могут изыматься для записей, подсчета.
По объему содержания учетные регистры делятся на три группы:
- синтетические;
- аналитические;
- комбинированные.
В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. (Главная книга, в которой отражены итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся на предприятии; журнал-ордер). В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записи того или иного синтетического счета. Комбинированные учетные регистры объединяют в себе синтетический и аналитический учет. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показания синтетического учета.

Операции по документам.

По объему отраженных операций:
первичные - документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
сводные - документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира). По способу использования:
разовые - документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);
накопительные - используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта). По числу учитываемых позиций: одно-строчные - документы, содержащие одну учетную позицию, много-строчные - документы, содержащие две и более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость). По месту составления:
внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);
внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования поручения). По способу заполнения: заполняемые вручную, заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Классификация учетных документов

Все ведение бухгалтерии в Словакии,  документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.
По назначению:
распорядительные - документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
оправдательные - документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);
бухгалтерского оформления - документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);
комбинированные - документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда). По содержанию хозяйственных операций: материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);
денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);
расчетные - используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет фактура в Словакии).

Учетная документация.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.
Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации таковы:
- к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
- первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов;
- первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после ее окончания;
- в первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;
- исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;
- заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Основные задачи бухгалтерской службы.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов. Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации
работы с документами, являющимися письменными подтверждениями факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет и эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно Федеральному закону Российской Федерации о «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета: хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом как правовое экономическое событие, места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка. В данном случае таким нарушением является невыполнение требований, касающихся документального оформления совершенных хозяйственных операций.

Документация хозяйственных операций.

В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами - это принципиальные, ключевые моменты в работе любого предприятия, обладающего полной самостоятельностью и выживающего в условиях острой конкурентной борьбы. Значимость бухгалтерии как структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий, обработки экономической информации. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и внедрение делопроизводства в этом подразделении. Правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормами - одна из обязанностей работников бухгалтерии. Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. Принципиально важным для решения вопросов взаимодействия современных предприятий и организаций с архивными учреждениями являются «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», в которых законодательно выделяются государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ. О взаимодействиях собственников документов негосударственной части Архивного фонда с органами и учреждениями Государственной архивной службы России более подробно говорится в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.
В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. Основными нарушениями являются: утрата дел постоянного и долговременного хранения, гибель документов, незаконное их уничтожение, оставление архивов в бесхозном, неучтенном состоянии (в том числе и при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения, проведения, экспертизы ценности документов, их научно-технической обработки, составления описей дел, немотивированный отказ в допуске представителей к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними и т. д. Соблюдение требований нормативных документов помогут бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с контролирующими органами: налоговой инспекцией, архивной и аудиторской службами.

Регистрация предприятия.

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала записей в журнале необходимо все страницы пронумеровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный бухгалтер предприятия или учреждения. Накладная - документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей. Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся зарплаты. Коммерческие акты составляются в следующих случаях: при несоответствиях между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе, при порче и повреждении груза, при обнаружении груза без документов или документов без груза, при возвращении похищенного груза и т.п. Предприятия и организации в ходе осуществления финансово-хозяйственной деятельности принимают меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий. Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке претензионных сумм. Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора. Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны храниться у ответчика.