Комплекс услуг для организвции.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации или положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советов директоров и др.). Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Цель разработки организационных документов - рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Ликвидация фирмы в Словакии.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.
Существуют различные виды классификации, одной из которых является классификация по видам деятельности. В данной классификации документы принято разделять на четыре большие группы:
1. Организационно-распорядительные.
2. Справочно-информационные и справочно-аналитические.
3. По финансово-расчетным операциям,
4. По снабжению и сбыту.
Организационные документы.
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:
- создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;
- определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);
- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
- формирование совещательных органов управления;
- регламентацию деятельности аппарата управления;
- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
- установление режима работы и системы охраны;
- организацию труда работников и оценку их труда;
- реорганизацию;
- ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Адрес для фирмы

В качестве адреса могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Реквизит «Адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией);
- почтовый адрес.
Состав реквизита «Адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому направляется документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

Оформление учредительных документов.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может выступать и должностное лицо, имеющее должностной бланк.
Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
7 - справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации - автора документа (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. Данный реквизит включается только в бланк письма, располагается ниже реквизита «наименование организации».
8 - наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положение об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
В письме наименование бланков конкретного вида документа, кроме письма, реквизит 08 наносится типографическим способом, в общем бланке данный реквизит оформляется машинописным способом (прописными буквами). Реквизит располагается ниже реквизита «Наименование организации».
9 - дата документа - обязательный реквизит любого вида документа. Дат на документе обычно несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой является дата подписания или утверждения документа. В отдельных случаях - дата заседания (для протоколов) или дата событий (для актов). Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Кроме нанесения основной даты документа датируются также все стадии подготовки документа и его обработки, в связи с чем дата входит составной частью в такие реквизиты, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнение документа, отметка для автоматического поиска документа.
В организационно-распорядительных документах дата оформляется тремя парами арабских цифр с двумя точками в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1999 г. следует оформлять 05.01.99.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1999 г.
Реквизит «дата документа» располагается на одном уровне с реквизитом «регистрационный номер документа» - в бланке письма - ниже реквизита 07, в остальных бланках - ниже реквизита 08.
10 - регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации в организации, являющейся автором документа.
Данный реквизит состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информации о корреспонденте, исполнителе и др.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, поставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
Регистрационный номер - обязательный реквизит, для него отведено место в бланке документа на одной строке с датой документа.
При необходимости в бланках документов делают ограничительные отметки для нанесения данных реквизитов.
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - обязательный реквизит для отведенных писем.
При необходимости в бланках документов дела-ют ограничительные отметки для нанесения данного реквизита, куда при подготовке ответного письма полностью переписывается регистрационный номер и дата из бланка инициативного документа, на который пишется ответ. При печатании инициативного письма реквизит 11 не заполняется. Располагается данный реквизит ниже реквизитов 09 и 10.
12 - место составления или издания документов указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например, город - г., поселок - пос. и т. д. В бланке документа данному реквизиту отведено место на одном уровне с реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». В бланке письма данный реквизит обычно отсутствует.
13 - гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.
14 - адресат. Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам (служебные письма), а также представляемых руководству (заявления, справки, докладные и объяснительные записки).

При оформлении S.R.O.

Настоящий перечень реквизитов является максимальным, то есть при оформлении организационно-распорядительных документов другие реквизиты использоваться не могут, в то же время в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.
1 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб изображается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050.
2 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Областной закон «О гербе Ростовской области», принятый Законодательным собранием 10.10.96., устанавливает, что герб Ростовской области изображается на бланках документов Законодательного собрания, администрации области, органов администрации области, органов местного самоуправления, а также государственных предприятий областной собственности, областных учреждений и организаций.
Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации автора.
Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету, порядок которого определен в разделе 5 ГОСТа 6.30-97.
3 - эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
4 - код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5 - код формы проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6 - наименование организации - один из постоянных реквизитов, без которых невозможно изготовление любого документа. По названию организации, структурного подразделения или должностного лица определяется автор документа. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации более мелкими буквами указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Оформление документов.

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
1 - Государственный герб Российской Федерации;
2 - герб субъекта Российской Федерации;
3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 - код организации;
5 - код формы документа;
6 - наименование организации;
7 - справочные данные об организации;
8 - наименование вида документа;
9 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложений;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.

Порядок оформления реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации о порядке оформления документов - ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - введен в действие 1 июля 1998 года. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требование к оформлению реквизитов документов, требование к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, создаваемые любыми, как государственными, так и негосударственными организациями. В качестве приложения к стандарту приводятся схемы расположения реквизитов и границ зон, а также образцы бланков документов. Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного размера под размещение информационных элементов документа называют формуляром. Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, и представляющим собой модель документа, называется формуляром-образцом.
ГОСТ Р 6.30-97 определяет схемы расположения реквизитов документов и границы зон в формате А4 на угловом и продольном бланках. Площадь формата делиться на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов бланка и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения (папках, скоросшивателях и т.п.). Поле для размещения реквизитов бланка располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части формата при продольном расположении реквизитов бланка.
Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. Информационные элементы документа в делопроизводстве, как было сказано выше, называют реквизитами документа. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты - это реквизиты, наносимые при составлении документа или бланка документа. Переменные реквизиты - это реквизиты, наносимые при составлении документа или работе с ним.