Адрес для фирмы

В качестве адреса могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Реквизит «Адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией);
- почтовый адрес.
Состав реквизита «Адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому направляется документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

Оформление учредительных документов.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может выступать и должностное лицо, имеющее должностной бланк.
Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
7 - справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации - автора документа (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. Данный реквизит включается только в бланк письма, располагается ниже реквизита «наименование организации».
8 - наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положение об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
В письме наименование бланков конкретного вида документа, кроме письма, реквизит 08 наносится типографическим способом, в общем бланке данный реквизит оформляется машинописным способом (прописными буквами). Реквизит располагается ниже реквизита «Наименование организации».
9 - дата документа - обязательный реквизит любого вида документа. Дат на документе обычно несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой является дата подписания или утверждения документа. В отдельных случаях - дата заседания (для протоколов) или дата событий (для актов). Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Кроме нанесения основной даты документа датируются также все стадии подготовки документа и его обработки, в связи с чем дата входит составной частью в такие реквизиты, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнение документа, отметка для автоматического поиска документа.
В организационно-распорядительных документах дата оформляется тремя парами арабских цифр с двумя точками в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1999 г. следует оформлять 05.01.99.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1999 г.
Реквизит «дата документа» располагается на одном уровне с реквизитом «регистрационный номер документа» - в бланке письма - ниже реквизита 07, в остальных бланках - ниже реквизита 08.
10 - регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации в организации, являющейся автором документа.
Данный реквизит состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информации о корреспонденте, исполнителе и др.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, поставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
Регистрационный номер - обязательный реквизит, для него отведено место в бланке документа на одной строке с датой документа.
При необходимости в бланках документов делают ограничительные отметки для нанесения данных реквизитов.
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - обязательный реквизит для отведенных писем.
При необходимости в бланках документов дела-ют ограничительные отметки для нанесения данного реквизита, куда при подготовке ответного письма полностью переписывается регистрационный номер и дата из бланка инициативного документа, на который пишется ответ. При печатании инициативного письма реквизит 11 не заполняется. Располагается данный реквизит ниже реквизитов 09 и 10.
12 - место составления или издания документов указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например, город - г., поселок - пос. и т. д. В бланке документа данному реквизиту отведено место на одном уровне с реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». В бланке письма данный реквизит обычно отсутствует.
13 - гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.
14 - адресат. Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам (служебные письма), а также представляемых руководству (заявления, справки, докладные и объяснительные записки).

При оформлении S.R.O.

Настоящий перечень реквизитов является максимальным, то есть при оформлении организационно-распорядительных документов другие реквизиты использоваться не могут, в то же время в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.
1 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб изображается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050.
2 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Областной закон «О гербе Ростовской области», принятый Законодательным собранием 10.10.96., устанавливает, что герб Ростовской области изображается на бланках документов Законодательного собрания, администрации области, органов администрации области, органов местного самоуправления, а также государственных предприятий областной собственности, областных учреждений и организаций.
Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации автора.
Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету, порядок которого определен в разделе 5 ГОСТа 6.30-97.
3 - эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
4 - код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5 - код формы проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6 - наименование организации - один из постоянных реквизитов, без которых невозможно изготовление любого документа. По названию организации, структурного подразделения или должностного лица определяется автор документа. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации более мелкими буквами указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Оформление документов.

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
1 - Государственный герб Российской Федерации;
2 - герб субъекта Российской Федерации;
3 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 - код организации;
5 - код формы документа;
6 - наименование организации;
7 - справочные данные об организации;
8 - наименование вида документа;
9 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложений;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.

Порядок оформления реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации о порядке оформления документов - ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - введен в действие 1 июля 1998 года. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требование к оформлению реквизитов документов, требование к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, создаваемые любыми, как государственными, так и негосударственными организациями. В качестве приложения к стандарту приводятся схемы расположения реквизитов и границ зон, а также образцы бланков документов. Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного размера под размещение информационных элементов документа называют формуляром. Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, и представляющим собой модель документа, называется формуляром-образцом.
ГОСТ Р 6.30-97 определяет схемы расположения реквизитов документов и границы зон в формате А4 на угловом и продольном бланках. Площадь формата делиться на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов бланка и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения (папках, скоросшивателях и т.п.). Поле для размещения реквизитов бланка располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части формата при продольном расположении реквизитов бланка.
Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. Информационные элементы документа в делопроизводстве, как было сказано выше, называют реквизитами документа. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты - это реквизиты, наносимые при составлении документа или бланка документа. Переменные реквизиты - это реквизиты, наносимые при составлении документа или работе с ним.

Понятия и терминология аудита.

Понятия - это представление об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают понятие с предметом или явлением. Эта связь осуществляется через значение слова. Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное понятие, какие представления связываем с ним. Научные понятия обозначаются специальными словами - терминами. Термин - это слово или устойчивое словосочетание, которому предписано определенное научное или специальное понятие. Содержание понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию - краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы. Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия. Термины конкретной области знания или деятельности составляют ее терминологию. Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» означает отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления». Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители. Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанными традицией. Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием раз-личных носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом.

Государственные стандарты.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Все государственные стандарты, действующие на территории Российской федерации, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:
- унифицированная система организационно- распорядительной документации;
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
- унифицированная система документации по труду;
- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
- унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами. Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. В нашей стране разработана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и анализа информации. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы.